後台系統教學 – 人員帳號管理篇

後台系統教學 – 人員帳號管理篇

營運中的場館通常包含許多人員:如管理者、教練、櫃台人員、銷售業務、財務會計等,各自的職能以及負責範疇也都不同。也因此在系統操作面,應清楚劃分各自需要的功能權限,以避免爭議或操作失誤等問題發生,才能有效追蹤及檢視。人員管理功能,可讓商家有效掌控後台人員帳號,不必再擔心因人員流動而產生的帳號管理問題。

 

試著想像以下情境,是否讓您覺得頭痛欲裂:

  • 教練使用系統,偷看其他教練業績或會員資料
  • 業務透過系統,擅自修改票券或商品的價格給客人優惠
  • 櫃台工讀生,可隨時查看每月場館營運及財務報表

很多時候,爭議的產生往往在於規則沒有事先定義清楚。因此妥善的權限分配,可讓員工各司其職,團隊互相配合,為場館打造更好的服務品質。

 

通常這些問題容易發生在以下場館中:

  • 健身房
  • 運動中心
  • 瑜珈教室
  • 舞蹈教室
  • 游泳池

因此針對初期使用系統的業者,應先設定好人員權限的分配後,再來才是安排課程、老師及教室。

 


本篇章將介紹「人員帳號」的功能操作:

【可點擊下方選單,快速跳至對應功能】

 



建立角色

「角色」:主要用來定義可以使用的功能權限有哪些。

(名稱可以是店長、教練、櫃台人員、業務等等作快速區分)

建立角色步驟:

  1. 角色清單
  2. 新增角色
  3. 選擇角色類型 (營運人員:後台系統使用人員、老師:老師APP使用人員,必須是課程管理 > 老師清單內的老師)
  4. 設定角色名稱 (ex. 櫃台、教練、店長等)
  5. 設定該角色在系統中可使用的權限
  6. 儲存

 

建立完成後,可使用「編輯」功能修改該角色名稱及使用權限。

注意:BookFast後台系統中,無論課程、老師、教室、商品、會員、角色、廣告等,建立後就無法刪除,但通常可以編輯名稱或選擇下架、隱藏。為避免統計報表資料混淆,不建議直接修改名稱,請直接新建資料。

 



建立人員帳號

「人員」:主要透過email方式註冊,來登入POS系統的帳號。

(可使用員工姓名或英文名稱,同時選定系統的權限範圍)

建立人員步驟:

  1. 人員清單
  2. 新增人員
  3. 選擇人員類型
  4. 設定人員名稱及登入的email帳號
  5. 設定所屬會館 (多門市架構適用)
  6. 選擇該人員的角色
  7. 儲存

 

建立完成後,系統將自動發送認證信到該人員信箱,設定密碼後即可登入使用。
注意:人員的所屬會館及角色可修改,但名稱及email帳號無法,如有更換mail請直接使用功能鍵「刪除」並重新建立。
後台管理帳號(email)、老師APP帳號(email)及會員資料的電子郵件不得重複,請留意!

 

認證信設定密碼有效時間為1小時,如超過時間請重新發送認證信。(請點選功能鍵「重新發送認證信」)

 

如該人員的操作權限不足,系統將自動跳出阻擋視窗。

 



常見問題

Q:為何在新增後台人員或老師帳號時,明明帳號沒使用過,系統卻跳出「此管理者帳號已存在」?
A:後台管理帳號(email)、老師APP帳號(email)及會員資料的電子郵件不得重複,請確認是否有使用過。

Q:新增後台人員或老師帳號時,如果帳號不小心在註冊會員時使用過,無法重複新增怎麼辦?
A:看是否有其他email帳號,或是可用分身的方式註冊——假設帳號是「abc123@gmail.com」可寫成「abc123+1@gmail.com」變成分身帳號,+後面的數字可以自訂。一樣會在同個信箱收到認證信,不需另外註冊,人員要記得這組分身帳號來登入 (目前 Gmail & hotmail 可以用分身,Yahoo 無法)。

 


 

總結

透過妥善分配人員的權限,一來讓權責劃分更為精準,另一方面也藉由系統提升工作效率。建議您可以先用心規劃好這部分,後續再進行課程及收費的設定。

 

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