系統教學 – 會員管理與儲值篇

系統教學 – 會員管理與儲值篇

對於任何行業來說,客戶經營永遠是最重要的,經大數據指出,開發一個新客戶的成本,是經營舊客戶的5倍,但唯有忠實的舊客戶才會穩定業績收入。因此不論是會員的資料、興趣、行為、紀錄都應該妥善管理作為分析依據,才能制定更好的服務內容。

 

嘗試想象以下情境,感受會員的重要性:

  • 花了許多行銷費用吸引的新客戶,一夜之間被同行搶走
  • 長期消費的VIP客人,因為櫃台服務不周怒而取消會籍
  • 會員資料沒有嚴密管控,被有心人士利用導致爭議

會員是場館主要收入來源,對於服務流程的每一個環節都非常重視,唯有以客人的立場設想,提供良好的服務品質才是永續經營法則。

 

針對以下場館業者,必須重視如何有效經營會員:

  • 健身房
  • 運動中心
  • 瑜珈教室
  • 舞蹈教室
  • 游泳池

截至109年為止,台灣相關健身房、工作室業者已達600多家,而且持續成長中。消費者將會更全面的來比較分析,作為最後願意付費的選擇依據。

 


本篇章將介紹「會員管理」的功能操作:

【可點擊下方選單,快速跳至對應功能】

 

會員清單內可管理會員的權益,包括新增/編輯會員資料、儲值、查詢儲值紀錄及預約紀錄、APP停權、匯出會員清單。

 



新增會員資料

新增會員步驟:

  1. 會員清單
  2. 新增會員
  3. 設定會員資料
  4. 儲存

 

*」為必填欄位,會員帳號須為會員的手機號碼 (建立後無法修改),如有搭配品牌APP,需要會員手機收簡訊做驗證,並填寫完整基本資料才算正式開通。
也可直接透過APP建立會員,請參考→ APP註冊會員

 

會員資料前的圖示說明:

  • 無圖示:未進行驗證的會員 (透過後台建立資料,但未執行APP簡訊驗證的會員)。
  • 橘色手機:未驗證完整的會員 (已完成APP簡訊驗證,但基本資料未填寫整)。
  • 綠色手機:已驗證完成的會員 (已完成APP簡訊驗證、基本資料已填寫完整)。
    因此,如會員要可以正常透過品牌APP預約,或老師要透過老師APP幫會員預約,則該會員必須完成APP簡訊驗證基本資料填寫完整

 

 

  • 檔案格式支援 .jpg .png 檔案,尺寸為正方形。)

 

 

  • 單帳號單堂預約多人次:設定此帳號可同時為多人預約團體課,大多使用在家庭、企業共用的帳號。 (不適用於私人課)
    如需使用此功能,請先到系統設定 > 一般設定 > 預約規則 開通設定。

 

 

  • APP端外部資訊連結:輸入按鈕名稱、超連結,會員可於APP端點擊開啟外連資訊。設定品牌APP按鈕,會員可於個人頁面開啟連結。
    可放上官網、LINE、FB粉絲頁、電商等連結,提升品牌曝光度。

 

 

 

 

會員清單右上方功能分別為:匯出會員/管理自訂欄位/欄位顯示

  1. 匯出會員:匯出目前所有會員資料 (目前無法指定會員),可自訂要匯出的欄位。
  2. 管理自訂欄位:如果系統預設的欄位資訊不夠,可讓您彈性新增輸入欄位,最多可新增10組欄位。ex. 會館專屬ID、偏好教練等。自訂欄位主要提供給場館人員看,品牌APP上不會顯示。
  3. 欄位顯示:可開啟/隱藏系統上的欄位顯示。

 



會員票券儲值

建立好會員之後,就可以幫會員儲值票券囉~
本文中所提到的「票券」可泛指 點數/堂數/時數/套票/優惠券,
關於票券的介紹請參考:BookFast POS後台系統教學 – 自訂票券篇

 

儲值步驟:

  1. 會員清單
  2. 儲值
  3. 設定儲值方案、價格
  4. 儲存,跳出確認付款頁面

 

  • 會員帳號:可直接輸入手機末5碼或姓名快速查詢。
  • 票券種類:選擇要儲值的票券。如果是選擇「套票」,則會多出「套票規定」可設定每天可預約的堂數。
    如果直接儲值「優惠券」,小計會自動帶入0元不收費,且優惠券不會因請假而延期,若希望優惠券可延期,請先儲值一般票券再連帶贈送 (以下會再介紹)。

 

 

 

 

 

  • 方案啟用時間:可設定票券啟用時間。
    1. 儲值後馬上啟用:今日儲值完成後就開始計算。
    2. 使用者第一次預約就啟用:會員做第一次預約當日才開始計算。
    3. 首次上課當日才啟用:會員已做預約,但需到首次上課當天才開始計算。
    4. 自訂啟用時間。

會員無法預約票券有效時間以外的課程。ex. 票券有效期限為2020/04/21 ~ 2020/05/20,就無法使用該票券預約2020/05/21(含)之後的課。

 

確認付款頁面,選擇本次付款方式以及收款金額,按確認付款即完成儲值。

注意:由於系統上任何儲值、銷售、退費皆為人工紀錄的資料,並不代表實際收退款狀況。請先確認有實際收到款項後,系統再做操作,避免日後對帳上有誤差。

2020/08/14 [1.64.7] 版本更新:

新增付款方式「振興三倍券」、「抵用券」、「轉讓」。

 

  • 轉讓:若付款方式選擇「轉讓」,則收款金額為0元,需在備註欄位填寫原因。

 

是否需開發票?
● 付款方式為「轉讓」:0元交易,不會進入發票開立流程。
● 付款方式為「振興三倍券、抵用券」:會進入發票開立流程 (有開通發票模組)。

 



其他功能

會員資料建立後,右方顯示其他功能依序為:儲值紀錄/消費紀錄/訓練紀錄/APP停權/請假/隱藏/會員詳細資料

 

  • 儲值紀錄:可查詢會員所有儲值明細。

每筆儲值紀錄右方的功能依序為:付款明細/註銷/編輯

 

1. 付款明細:可查看該筆儲值付款明細。

注意:如果因輸入錯誤、會員要變更付款方式或發票等問題,需要註銷某次付款,請使用「付款明細」內的「註銷」 功能。
此註銷功能為修改付款紀錄,非註銷儲值,如果要註銷儲值請透過上一層「儲值紀錄」的「註銷」功能。

 

 

2. 註銷:將該筆儲值的票券做註銷,輸入退費金額、如有開發票可選擇是否作廢、註銷原因。

注意:若該筆儲值已有預約課程,則註銷儲值後,將連帶取消以該筆儲值預約但未過上課時間未簽到的課程,並歸還預約額度。如果預約已到或超過上課時間已經簽到,則不會取消預約。

 

 

3. 編輯:可修改該筆儲值的銷售人員、標籤、備註。

 

 

  • 消費紀錄:可查詢會員所有預約、零售購買明細,如會員未到課也可由此取消預約 (亦可透過主課表預約名單內取消)。

 

 

  • 訓練紀錄:讓私人課教練為會員上課狀況做備註,紀錄將同步到品牌APP以及老師APP。

 

 

 

  • APP停權:1. 會員停權期間不可使用APP預約課程或進出場(後台不影響),但仍可取消預約課程,原預約的課程、持有票券不受影響。2. 停權時間從按下確定當日開始計算天數。
    目前提供 1~3週、1~3個月、半年、一年、永久停權。
  • 取消APP停權:1. 取消停權後,該會員將可透過APP預約課程。2. 目前已預約的課程、持有的票券不受影響。

 

停權中的會員,如要透過APP預約,會跳出提醒「停權中不能預約」,詳細狀況請聯繫商家。

 

 

  • 請假:請假期間後台/APP皆不可約課、不可進出場。
    2020/09 [1.66.0] 版本「請假」功能優化:可自行選擇欲延期的權益 [儲值票券、優惠券、通行卡(*無進出場模組則無此選項)],已預約的課程會自動取消預約。
  • 取消請假:1. 會員儲值若有套票,則所有未啟用的套票會因中斷請假而修正延期時間。2. 中斷請假,會員使用延期票券預約的未來課程將被取消。

 

 

  • 隱藏:將會員資料反灰顯示,讓管理人員能清楚辨識。適用於久未預約或永久停權的會員。

 

 

  • 詳細會員資料:可查看會員基本資料及修改。因「

 



APP註冊會員

會員除透過後台新增,也可直接透過APP註冊:

  • 註冊新帳號:輸入手機號碼收驗證碼簡訊後即可設定密碼登入。
  • 已是會館的會員嗎:後台已新增會員,但尚未收認證簡訊請按此。輸入手機號碼收驗證碼簡訊後即可設定密碼登入。
  • 忘記密碼:輸入手機號碼收驗證碼簡訊後即可重設密碼登入。

登入後需填寫完整基本資料才可預約。

 



常見問題

Q:會員有換手機號碼,系統可以修改嗎?
A:會員帳號(手機號碼)建立後無法修改,建議會員使用新手機再註冊一個帳號,場館人員再將原帳號的票券權益手動轉移過去。建議可將原帳號「永久停權」,並在姓名標示「已停權」。

Q:可以直接轉讓票券嗎?
A:無法,目前做法是先將會員A原本的儲值註銷後,再為會員B做一筆儲值,建議可備註清楚。

Q:APP停權中的會員完全無法預約課程或進出場嗎?
A:APP停權中的會員僅無法透過APP自行預約或進出場,但場館人員仍可在後台預約、進出場。所以建議停權中的帳號,可在姓名前標示「已停權」,避免人員誤按到。

Q:會員可以補請之前的假嗎?
A:無法,後台僅能請未來的假,請假期間無法使用APP或後台預約課程。

Q:如場館有店休,能否批次展延會員票券時間?
A:無法,目前展延票券方式只有請假,可個別請假但無法批次。

Q:在幫會員儲值時,如果當下未收款或只收部分款項,要如何補收?
A:可至會員管理 > 會員清單 > 儲值紀錄 > 該筆付款明細 > 左上方「付款」,可補做收款紀錄 (備註欄位可填寫清楚)。

Q:會員約課後,才發現課程扣點設定錯,少扣了會員點數,有辦法補扣?
A:目前尚無補扣點功能,建議可再開一堂假的課,設隱藏、名額1、設定好要補扣的點數,後台手動幫該會員預約扣款,備註清楚即可。

 


 

總結

光有會員名單是不夠的,藉由定期分析、掌握需求、檢討改善才能達到永續經營。BookFast POS的會員模組,讓您與課程預約、報到請假、會籍票券、消費行為作串聯,提供最有效的參考資訊

 

BookFast POS作為全方位的智能場館系統顧問,長期投入市場蒐集資訊,每一項系統功能皆是因應商家營運模式開發,不僅提供系統服務,更期待與您一起共同成長。

  • 雲端POS系統
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