後台系統教學 – 課表安排及預約篇

後台系統教學 – 課表安排及預約篇

一直以來,場館業者在安排每月課表及會員預約時,通常都採紙本作業、手Key表單(Excel、Google文件)為主,因為資料各處分散,常讓櫃台人員花費更多的時間去查詢以及整理。對於消費者來說,如果等待時間過長,也會覺得服務流程有待強。

傳統紙本作業,容易帶來以下問題:

  • 想要約課教練電話打不通,打櫃台又忙線中
  • 會員想查詢消費紀錄,文件只能一個一個翻
  • 部分課程定期授課,但所有流程都要重跑一次

與業者交流後發現,紙本作業除了錯誤率較高以外,大的缺點就是花費過多時間處理,時間就是金錢,如何善用是場館營運的必備技巧。

 

健身房管理

通常這些問題存在於以下場館中:

  • 健身房
  • 運動中心
  • 瑜珈教室
  • 舞蹈教室
  • 游泳池

近期紙本作業逐漸被系統取代,主因是透過系統的記錄及分析,能更有效率的掌握所有課程、會員資訊以及提升場館的服務流程,作為後續營運的參考數據。

 


本篇章將介紹「課表」安排&預約的操作流程:

此功能通常為櫃台人員相關營運人員使用,藉由系統快速的建立資訊及查詢。

PS:在進行課表建立之前,請先完成「課程」、「老師」、「教室」的前置設定。

設定教學Go

 

【可點擊下方選單,快速跳至對應功能】

 



安排團體課

安排團體課步驟:

  1. 課表
  2. 團體課表
  3. 新增課表 (也可直接點選時間區段的空白處)
  4. 儲存 (如課程資訊不再做編輯,則時數、教室、名額、付款方式將直接帶入「課程管理」設定的課程預設值。開放預約及關閉預約也會自動帶入系統設定 > 課表設定預設值)

 

如課程資訊要再做修改,請點選「進階編輯」:
(課程建立後,在無人預約的情況下可再編輯課程資訊,但若已有會員預約該課程,則課程名稱、老師、課程時間、付款方式無法再變動)

除上述的課程資訊可修改外,也可設定重複課程、APP端外部資訊連結、代課老師

  • 重複課程:如未來同時段都有一樣的課程,可直接設定重複開課的日期,一次排好,省下許多時間。最多可連續安排30週,但建議可先排4週 (約一個月)

 

排完重複課程後,如要修改課程資訊,系統會詢問是只要修改本堂課或是連同之後的重複課程一併修改。

 

  • APP端外部資訊連結:會員預約該課後,可透過APP預約紀錄看到連結按鈕並開啟指定的網址。
    可放上該課課程介紹的網頁或是影片連結等。

 

 

  • 代課老師:設定該堂課代課老師。(需要是「老師清單」內建立的老師)

 

代課老師會在課表上特別標示,會員APP也會標示。

 

排好課程後,課程資訊會秀在課表對應的時間上,除了該堂課基本資訊外,分別還有以下功能:預約名單/預約/編輯/隱藏/停課/刪除。

 

  • 預約名單:顯示有預約該堂課的會員名單,包括預約時間、來源 (後台或APP)、剩餘額度、是否已簽到 (可手動為會員簽到或是APP QR Code掃描簽到)。

 

  • 待位名單:如該堂課預約人數已滿,候位會員名單將會列在此。

 

預約人滿時,會員APP該堂課將會標示「開放候補」,該堂課原本預約按鈕改為「有空位通知我」,點選後如該堂課有會員取消預約,則候補的會員將收到空位通知並自行來搶課。

 

 

  • 預約:選擇要預約的會員,直接幫會員約課。(也可點選課表左上方的「預約」鈕)

 

  • 編輯:可修改開課時間、教室、名額、APP端、外部連結資訊、開放及關閉預約時間、代課老師。

 

  • 隱藏:將課程顏色反白,方便辨識。
    (隱藏課程只是暫時於版面上看不見課程,但後台操作人員還是可以預約該課程,若課程有開放會員端上架與預約,會員仍可於APP與網站閱覽預約)

 

 

  • 停課:如該堂課因各種原因導致無法開課,可使用停課功能通知已預約的會員,會員已扣的票券權益將會自動退還。停課的推播通知可自行修改。
    注意:停課後的課程,將會永久顯示在課表上,並標示停課,無法再做任何修改 (包括恢復開課、刪除等),如要重新開課,請再到同時段排課。如要將課程從課表中移除,可用「刪除」功能,以下會介紹。

 

  • 刪除:可直接將課程從課表上移除,且會員APP課表上也不會顯示。
    刪除後再也無法操作此課程,且無法瀏覽該課表預約名單內的修改記錄,但會員預約記錄會保留相關曾經預約的內容。
    如課程已有會員預約則無法刪除,請使用「停課」。

 



安排私人課

 

安排私人課步驟:

  1. 課表
  2. 私人課表
  3. 新增預約 (也可直接點選時間區段的空白處)
  4. 選擇、設定預約資訊
  5. 儲存

 

課程資訊的設定大致與團體課相同,目前系統私人課提供1對1 ~ 1對4,需先確定好會員、老師、時間、教室,排課後等同確認預約。
1對2 ~ 1對4課程,扣點將全部扣在第一位會員上,概念類似主揪人帶親友來上課。

 

 

排好課程後,課程資訊會秀在課表對應的時間上,除了該堂課基本資訊外,分別還有以下功能:預約名單/訓練紀錄/編輯/停課/刪除(現為「取消預約」)。
功能大致上與團體課相同,「訓練紀錄」則可讓私人課教練為會員上課狀況做備註,紀錄將同步到會員APP以及老師APP。
請參考:BookFast 後台系統教學 Part3 – 新增會員與儲值篇 其他功能 -> 訓練紀錄。

  • 取消預約:功能與團體課的「刪除」相同,未簽到的狀態下可直接取消預約,課程從課表上移除,且會員APP課表上也不會顯示。(已簽到狀態下無法透過APP取消預約,需透過後台)

 



其他功能

課表內其他功能包括:

A 篩選:可選擇顯示的日期、教室、課程、老師。

B 匯出課表、編輯紀錄(目前暫無):排好課後可匯出課表 (支援PDF、jpg、Excel檔),編輯紀錄可看到所有後台人員帳號在課表操作的紀錄 (包括新增、刪除、停課等)。

 

 



常見問題

Q:私人課1對2 ~ 1對4 一定要綁定2 ~ 4位會員嗎?有時候是家長帶小孩來上課,沒有帳號怎麼辦?
A:是的,系統私人課需先確定好會員、老師、時間、教室,如一同上課者沒有帳號,建議可新增場館專用的虛擬帳號來協助預約,備註清楚即可。

Q:會員想要分別預約同天、同時段的團體課、私人課,可能本人上團體課、家人要上私人課,但系統會阻擋,無法預約怎麼辦?
A:系統有防呆機制,會自動判斷會員帳號同時段無法預約團體課、私人課,避免人員誤約到。建議做法 (1)請該會員家人另外註冊帳號預約 (2)課程不要開在重複到的時段,跟會員、教練告知清楚、備註清楚即可。如果不介意報表分析的話,可將私人課改成團體課排在課表內。

Q:如有客人要來體驗課程,還未註冊會員,可以約課嗎?
A:目前系統預約需要選擇會員,建議可以新增體驗用的會員帳號來預約,預約時備註清楚即可。

Q:已超過課程可取消預約的時間,但會員想要取消預約怎麼辦?
A:會員無法透過APP取消時,可請場館人員從後台協助取消。

Q:會員約課後,才發現課程扣點設定錯,少扣了會員點數,有辦法補扣?
A:目前尚無補扣點功能,建議可再開一堂假的課,設隱藏、名額1、設定好要補扣的點數,後台手動幫該會員預約扣款,備註清楚即可。

Q:課程「停課」及「刪除」的差別?
A:「停課」的課程將會永久顯示在課表上,並標示停課,無法再做任何修改 (包括恢復開課、刪除等),如要重新開課,請再到同時段排課,通常用在課程未達開課人數時

「刪除」的課程會從課表中移除(消失),且會員APP課表上也不會顯示,刪除後再也無法操作此課程,且無法瀏覽該課表預約名單內的修改記錄,但會員預約記錄會保留相關曾經預約的內容,通常用在不小心建錯的課程時。如課程已有會員預約則無法刪除,需使用「停課」。

Q:為何在後台要幫會員約課,但介面按鈕反灰無法預約?
A:請確認下列幾點
1. 該堂課「

Q:建完課後,要再做編輯,但為何很多欄位反灰無法修改?
A:為維護商家及會員權益,課程建立後,在無人預約的情況下可再編輯課程資訊,但若已有會員預約該課程,則課程名稱、老師、課程時間、付款方式無法再變動。

 


 

總結

不管是課程安排、會員預約、櫃台報到、場館營運、售後服務等,都讓您提供更優質的服務體驗。同時,也大幅省下了處理紙本作業的時間,讓您營運更加輕鬆,打造更高業績高峰。

 

BookFast POS作為全方位的智能場館系統顧問,長期投入市場蒐集資訊,每一項系統功能皆是因應商家營運模式開發,不僅提供系統服務,更期待與您一起共同成長。

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